Tijdens de vakantie kwam bij Anser een aanvraag binnen van een gemeente voor een adviestraject waarbij de effecten waaronder de kosten voor uittreding uit een samenwerkingsverband met meerdere gemeenten uitgezocht moeten worden (“shared service center”), en verder moeten we aangeven wat de kosten zijn om de betreffende dienstverlening elders onder te brengen. Dat hebben we eerder gedaan, en de omvang en complexiteit van een dergelijk onderzoek annex advies hangt sterk af van de mate waarin de opdrachtgever alles heeft geregeld. Dus moeilijk vooraf in te schatten; hooguit een indicatie is vaak mogelijk en dus geef je in zo’n geval aan welke tijdsrange je inschat.

Zoals bij iedere aanbesteding doen wij eerst een analyse van het gevraagde, om te zien of wij dit kunnen en willen. En uiteraard of we in het veld van inschrijvers kans van slagen zullen hebben.
De situatie is ongeveer als volgt:

  • we “mogen” met 5 andere partijen een aanbieding doen
  • het bestek dat de inkoper heeft toegestuurd is sturend en daarmee beperkend qua onderzoeksruimte
  • de gestelde eisen aan de onderzoekers zijn niet echt relevant maar wel mede bepalend
  • de situatie bij de klant is volstrekt onduidelijk
  • de doorlooptijd ven de opdracht is maximaal 8 weken
  • de klant wenst een plan van aanpak bij de aanbieding
  • de opdrachtgever wenst een vaste prijs annex specificatie van uren en tarieven
  • wij schatten de hoeveelheid advieswerk in op 20 a 30 dagen

Onze analyse is glashelder:

  • het opstellen van een goede offerte kost circa 3 dagen schrijf- en overlegtijd, als alle 6 partijen dat doen dan zijn er dus 18 werkbare dagen ¬†besteed aan het maken van 6 offertes die uiteindelijk leiden tot 1 opdracht, bijna net zoveel als de tijd die het daadwerkelijke onderzoek kost
  • we kennen de klant niet
  • onze kans is 1 op 6, dus zeg maar 17%
  • meerwerk is voor onze rekening en risico
  • we kunnen knijpen op kwaliteit door op tijd te bezuinigen en daarmee mogelijk nog binnen de kosten blijven
  • we moeten qua prijs scherp aanbieden
  • risico’s op onvoorziene situaties en omstandigheden worden door de inkopende partij bij ons gelegd
  • we hebben dit werk niet per se nodig, we zijn lekker druk (ja, dat kan in crisistijd…).

Kortom: no bid!

Aanbestedingen doen is eigenlijk best makkelijk. Als je te weinig kans maakt dan moet je gewoon niet mee doen. En toch…

We zijn goed in wat we doen, hebben dit vaker gedaan en hebben daarin een reputatie hoog te houden. Mogelijk maakt een deel van de uitgenodigde collega’s dezelfde overwegingen als wij en laten zij deze beker aan zich voorbij gaan. Dan wordt de rekenkundige kans voor ons weer wat groter. En wanneer we de offerte goed dicht schrijven dan doen we gewoon wat wordt gevraagd. En wat niet wordt gevraagd doen we dan ook niet. Gewoon glashelder. Net als in de bouw: meerwerk doen we niet tenzij de klant er opdracht voor geeft.

Ratio zegt no bid, maar het hart zegt we gaan er gewoon voor. Maandag houden we onze eerste bid/no bid meeting. Ik ben benieuwd wat we besluiten.