In mijn vorige blogpost gaf ik onze beweegredenen aan om al dan niet in te gaan op een offerteaanvraag die via een aanbesteding onder 6 partijen was uitgezet. Rekenkundig gezien was onze kans veel te laag om de inschrijving op de aanvraag in gang te zetten. Immers een offerte maken kost veel tijd, zeker wanneer het om een uitgebreid pakket aan eisen moet voldoen zoals bij deze aanbesteding. En toch… we zijn gewoon heel goed in dat waar de klant om vraagt. Dat verhoogt uiteraard de scoringskans, en bij de beoordeling telt het onderdeel kwaliteit 65% mee, en prijs 35%. Maar de twijfel bleef, want we kennen de klant niet, en we zijn gevraagd om een vaste prijs en strak tijdpad aan te houden. En dat terwijl op voorhand “we niet weten wat we niet weten”.

Maar we zijn ook heel goed in het inschrijven op aanbestedingen; daar helpen wij klanten tenslotte ook bij. Dus ook als tender team hebben we een reputatie hoog te houden. En wie niet waagt die niet wint, en dus is een tender team geformeerd en hebben de we inschrijving gemaakt, inclusief het plan van aanpak. Dat plan kostte het meeste tijd en best wat denkwerk, maar het was bepalend voor de kwaliteitsscore. Wij houden onze uren altijd bij, en daaruit blijkt achteraf dat het maken van de offerte ons toch nog 42 uur en enige nachtrust heeft gekost ;).

Het was duidelijk dat iedere partij evenveel tijd en daarmee volstrekt dezelfde behandeling kreeg. En zo hoort het ook.

We moesten vrijdag voor 12 uur onze aanbieding inleveren, dus Maurice moest vroeg opstaan om de offerte te brengen. En dan is het afwachten. Maandag kwam het telefoontje: of we woensdag wilden komen pitchen. Dus een goede presentatie in elkaar gezet over onze expertise op het gebied van shared service centra’s en alle bestuurlijke, organisatorische, technische en financiële aspecten. Bij de presentatie kreeg ik 20 minuten, de inkoopster hield de tijd strak bij. Daarna was er tijd voor 15 minuten vragen, ook strak getimed. Het was duidelijk dat iedere partij evenveel tijd en daarmee volstrekt dezelfde behandeling kreeg. En zo hoort het ook. Ik vond mijn pitch goed gaan, in de loop van de jaren krijg je er steeds meer ervaring in en bovendien vind ik het erg leuk om te vertellen over ons bedrijf en hoe we de zaken zien.

Op vrijdagmiddag kwam het verlossende bericht dat we de opdracht hebben verkregen. Hoewel ik me vrij zeker van onze zaak voelde, geeft het toch altijd weer een kick.

Winnen is gewoon leuk, zeker wanneer het een aanbesteding betreft. Je hebt het tenslotte niet voor niets gedaan !

Qua prijs waren we niet de goedkoopste, maar op de kwaliteitsaspecten scoorden we wel even de volle 100% van de beoordeling. De opdrachtbrief vertelde ook dat de gemeente uiteindelijk geen zes maar twee offertes heeft ontvangen…

Zo zie je maar dat in de praktijk zaken vaak anders lopen dat je kunt voorspellen. Een aantal partijen heeft dus besloten tot een no-bid, en wij hebben doorgezet met de focus op kwaliteit. En weer bewijzen we dat aanbesteden gewoon loont, als je het goed doet tenminste.

Mocht u ook overwegen om in te schrijven op aanbestedingen? Laat het ons dan weten; wij hebben enkele zeer ervaren tender managers in huis die  hun opdrachtgevers gezamenlijk voor meer dan 100 miljoen euro aan orders hebben helpen binnenhalen.