Als iets af moet ga ik niet naar kantoor

Wanneer ik per sé iets af moet hebben, dan ga ik daarvoor niet naar ons kantoor. Hoewel we op een geweldige plek in hartje Groningen zitten en het pand een geweldige ontmoetingsplaats is kom ik er niet als iets echt af moet. Tenzij het buiten de reguliere werktijden is. Want ik moet ongestoord mijn werk kunnen doen, en op kantoor lukt dat zelden omdat er altijd afleiding is.

We leiden elkaar als collega’s af, doordat wanneer we elkaar zien er veel besproken moet worden. We zijn net als de grauwe gans (waar de naam Anser van is afgeleid) tenslotte een hele sociale diersoort en gakken onderling heel wat af. En dat is nodig! Maar samen zijn betekent ook veel afleiding; we willen namelijk graag van alles van elkaar weten en elkaar alles laten weten… Zal daarom Facebook zo populair zijn?

Inspiratie en inzicht door samen te werken ?

Samenwerking wordt vaak gezien als bij elkaar zitten en dan werk doen, zodat je ondertussen onderling kunt overleggen. Maar wanneer je dat niet gestructureerd doet dan stoor je dus een ander voortdurend in zijn werk. Ik onderscheid drie soorten werk die ik moet doen om succesvol te zijn:

  1. productiewerk
  2. denkwerk
  3. leerwerk

Procuctiewerk

Alles wat we doen op het werk zal ergens toe moeten leiden; we doen iets dat output oplevert. Die output heeft waarde en is daarmee verkoopbaar. En dat is waarom organisaties klanten hebben: ze voegen waarde toe voor iemand anders. En op kantoren moet dat productiewerk vaak concurreren met zaken als email, WhatsApp berichten, telefoongesprekken, SMS-jes en collega’s die “even” wat aan je willen vragen. Met als gevolg dat je afgeleid wordt, en daarna opnieuw in de flow moet komen om je productie weer op te pakken. Atlassian benoemt de drie belangrijkste elementen die jouw productiewerk belemmeren:

  1. excessieve email
  2. zinloze vergaderingen
  3. voortdurende onderbrekingen

Wij gebruiken al enkele jaren Teamwork Projects als platform om onze activiteiten te monitoren en voortgang te bewaken.

Jason Fried hield een geweldige TED-talk over het fenomeen dat ik productiewerk noem, en hij geeft aan waarom dit werk in de praktijk steeds minder op kantoor wordt gedaan:

Denkwerk

Wij verwerken de hele dag informatie, en zeker als consultant krijg je veel te verwerken. We zijn vaak bezig met meerdere opdrachten en combineren ervaringen uit het verleden en opgedane kennis met de ervaringen van gisteren en vandaag. En uit die combinaties produceren we dan onze adviezen of interventies. Maar ook denkwerk heeft rust en ruimte nodig.

In de auto kan ik goed nadenken, vooral bij lange monotone autoritten. Dat komt doordat ik niet wordt afgeleid… Maar het beste denkwerk doe ik wanneer ik beweeg of slaap. Wanneer ik een moeilijk telefoongesprek voer loop ik daar graag bij. Mijn ijsberen stuwt extra bloed naar de hersenen waardoor ik mij beter kan concentreren en kan denken. En ook tijdens het uitlaten van de hond denk ik veel na.

Maar ook wanneer ik slaap, of tijdens het proces om in en uit mijn slaap te komen denk ik veel. Nu is het niet handig om bij het in slaap vallen na te denken over het werk, maar als het te druk is gebeurt dat wel. Ontspanningsoefeningen helpen dan prima, ik gebruikte daar in het verleden biofeedback voor om mijn hartritme variatie zo laag mogelijk te houden. Daarvoor zijn tegenwoordig prachtige tools voor.

Tijdens het slapen krijgen je hersenen schijnbaar even minder prikkels en begint het ordenen van wat er die dag allemaal binnen is gekomen. Om de volgende ochtend tijdens het ontwaken allerlei gedachten los te maken die de zaken op de juiste plek plaatsen. Deze Eureka momentjes hebben veel mensen onder de douche, terwijl ze wakker worden. Ik blijf graag  nog een half uurtje liggen om de boel te ordenen, ga daarna rustig douchen en dan op naar het werk… Maar wacht eens even? Ik ben vaak al aan het werk vanaf het moment dat ik opsta! Het blijft een raar fenomeen dat we werk definiëren als iets dat tijdens bepaalde tijden plaats vindt en daarbuiten is dat ineens geen werk meer. Dit denken stamt nog uit het industriële tijdperk maar de geachte zit diep geworteld, in ieder geval bij mij.

Leerwerk

Dit is het leukste onderdeel. Want leren is een sociaal proces; we leren het beste van anderen. En door van elkaar te leren worden we allemaal slimmer en effectiever. Daarom zijn er ooit vergaderingen uitgevonden. Die vervolgens vaak weer zo saai zijn dat er weinig geleerd wordt. Maar voor het leerwerk kom ik graag naar kantoor. Door de interactie met mijn collega’s en onze klanten ontstaan de beste ideeën en inzichten die ervoor zorgen dat we samen succesvol zijn. Dus ons kantoor is eigenlijk vooral een schoolgebouw; een moderne leerschool als het ware.

Door veel te overleggen leer je niet per definitie; afstemmen kan in het internet tijdperk prima via een messaging tool of een samenwerkingsplatform. WhatsApp werkt voor ons prima. Maar wanneer je samen inzichten deelt en tot nieuwe wilt komen is een creatief proces nodig. Ik gebruik daarvoor graag een whiteboard of flip-overs. Door iedere deelnemer aan de meeting mee te laten tekenen ontstaan als vanzelf inzichten en komt de oplossing altijd bovendrijven.

De kosten van afleiding

Werk moet je organiseren, zoveel is duidelijk. Afleiding kost de gemiddelde kantoorwerker 2 uur per dag. En het duurt gemiddeld 25 minuten om na een afleiding weer gefocust met je productiewerk bezig te zijn. Dat dit een impact op de kwaliteit van het werk heeft is evident.

Uitgaande van een gemiddelde medewerker met een productiviteit van 1.400 uur per jaar en een werkdag van 8 uur zou je zomaar 350 uur per jaar per medewerker verknoeien aan niet productief gedoe. Iedere keer is het weer verrassend om te merken dat managers zich hiervan latent bewust zijn en er vervolgens weinig tot niets aan doen om dat te veranderen. De oplossing zit ‘m in kleine hacks op persoonlijk niveau, maar ook in het radicaal anders inrichten van de werkdag, voor iedereen wel te verstaan. Want anders gaan we elkaar toch nog afleiden.

Hacks

Natuurlijk zijn er de nodige hacks die de mate van afleiding kunnen verminderen:

  • check je mail niet meer dan 2 keer per dag: zet uit die notificaties!
  • zet de WhatsApp, Facebook en andere messengers uit
  • neem de telefoon niet op, zeker niet wanneer je productiewerk doet
  • gebruik een goede koptelefoon om je af te sluiten en luister naar binaural beats
  • houd je bureau schoon: niets mag afleiden
  • zorg voor ritme: neem op tijd breaks en pak daarna het werk weer op

Mijn gedroomde oplossing: timeboxen

Ik wil het anders gaan doen. Ik wil mijn werkdagen indelen ik blokken met productiewerk (90 minuten), denkwerk (30 minuten) en leerwerk (60 minuten). Op mijn ideale werkdag begin en eindig ik met een blokje van 15 minuten voor communicatie waarin ik berichten van andere beantwoord (voornamelijk email). Na de ochtendmail zet ik koffie om dan 90 minuten full focus productie te draaien (thuis, waar ik niet gestoord word), gevolgd door 30 minuten denken (bijvoorbeeld tijdens een wandeling met de hond) om vervolgens nog eens 90 minuten te knallen. Dan lunchen en even wat anders doen en op naar kantoor. Daar dan 60 minuten sparren met collega’s, nog even email afhandelen en wat telefoontjes doen en dan nog een keer een blokje leerwerk van 60 minuten. Om vervolgens lekker op tijd weg om te gaan sporten. Thuis eten maken en dan iets anders doen. Op papier maak ik dan “maar” 7,5 uur, maar o boy wat ben ik dan productief geweest. En op 200 werkbare dagen heb ik dan mooi 100 uur vrijgespeeld (als ik een werkdag van 8 uur zou maken, wat mij nooit lukt).

Minder afleiding: gaan we de uitdaging aan?

En toch is er de uitdaging om het werk anders te organiseren. Want wat levert dat veel rust en regelmaat op voor veel organisaties. Het zou minder stress, een hogere productiviteit, een hogere kwaliteit en meer werkgeluk opleveren. Ik denk graag met u mee.